Règlement d'Ordre Intérieur
FEDERATION DES REPRESENTANTS GENERAUX DE MATERIELS POUR LES TRAVAUX PUBLICS ET PRIVES, POUR LE BATIMENT ET LA MANUTENTION
'SIGMA' association sans but lucratif
PREAMBULE
Le présent Règlement d'Ordre Intérieur est établi en vertu de l'art. 39 des statuts de l'association sans but lucratif Fédération des Représentants Généraux de Matériels pour les Travaux Publics et Privés, pour le Bâtiment et la Manutention.
II a pour objet de compléter et de préciser les statuts, de guider et d'inspirer l'esprit général et les méthodes de travail au sein de l'ensemble des membres et l'association. II pourra être revisé ou complété en tous temps par l'assemblée générale.
TITRE I - OBJET, AFFILIATION, COTISATION, DROIT D'ENTRÉE
Art. 1 L'objet de l'association, tel qu'il est défini à l'art. 3 des statuts, consiste avant tout, et essentiellement, à renforcer la collaboration et les liens de solidarité entre ses membres.
L'association s'efforce de promouvoir le travail en équipe, en suscitant notamment, dans la mesure où ce sera utile, des accords formels entre ses membres ou entre ceux-ci et d'autres groupements ou organismes.
Pour réaliser son objet social, l'association a ou aura recours notamment aux moyens suivants
a) Dans le domaine économique
réunir et diffuser toute documentation utile à l'activité professionnelle de ses membres, p.ex. par la publication d'un bulletin d'information et de liaison, assurer auprès
des institutions officielles la défense des intérêts de ses membres, susciter et encourager toutes initiatives communes propres à assurer leur prospérité et, d'une manière générale, mettre tout en oeuvre pour que l'activité professionnelle de ses membres se développe au mieux dans tous les secteurs et dans le cadre de l'économie nationale.
b) Dans le domaine social
Etudier ou faire étudier toutes les questions sociales d'intérêt collectif pour ses membres en recherchant les formules susceptibles de concourir à la paix sociale, représenter ses membres au sein des organismes officiels ou officieux s'occupant des questions sociales.
c) Dans le domaine technique
réunir et diffuser toute la documentation relative aux problèmes techniques et scientifiques pouvant intéresser ses membres, encourager les initiatives communes prises dans le domaine de la rationalisation, de la standardisation et de la spécialisation, établir les bases d'une collaboration permanente avec les institutions scientifiques et, d'une manière générale, susciter et développer toutes les recherches ayant pour but direct ou indirect l'amélioration de la production.
d) dans le domaine de la réglementation de la Sécurité et de l’environnement
Suivre la réglementation en vigueur dans le domaine de la sécurité et l’environnement en vue de proposer des solutions, outils et soutien à l’introduction de la matière dans les entreprises membre dans une des Sections de l’association.
Art. 2 Pour pouvoir être admis comme membre, et le rester, tout candidat doit prouver:
1e) être représentant général direct d'usine en Belgique pour tout ou partie du territoire , d'un ou plusieurs matériel(s) correspondant à la finalité de la section dans laquelle il demande son admission;
2e) que l'importation et la distribution du ou des matériel(s) dont il est le représentant officiel constitue son activité principale;
3e) disposer d'installations de stockage et de vente adéquates et d'un service après-vente en Belgique;
4e) la réalité des faits repris sub 1 à 3 ci-dessus partout document probant;
Chaque section pourra, dans son code interne, expliciter la manière dont la preuve des conditions reprises sub 2 et 3 ci-dessus sera rapportée et, notamment, fixer les critères minima à respecter. Les candidats-membres qui ne satisferaient pas à la condition reprise sub 2 ci-dessus pourront être admis comme membres associés.
Les candidats-membres fourniront, à l'appui de leur demande d'affiliation, les renseignements qui leur seront demandés concernant leur activité et, notamment, leur inscription au Registre du Commerce, Numéro de TVA belge, les statuts et le dernier bilan de leur société, la composition de leur Conseil d'Administration.
Art. 3 Toute demande d'affiliation doit être adressée, par écrit, à l'association, en son siège social. Cette demande est signée par le candidat.
Elle est adressé à la ou aux section(s) intéressée(s).
Le comité de la section intéressé donne son avis sur les candidatures, à la simple majorité des voix des membres présents ou représentés.
Le Conseil d'Administration statue définitivement lors de sa plus prochaine réunion sur la demande d'admission, en se basant sur l'avis du comité de la ou des section(s) intéressée(s) et du code interne de cette ou ces section(s).
II ne peut prendre une décision contraire à l'avis du ou des comité(s) intéressé(s) qu'à la majorité des 2/3 des voix des membres présents ou représentés. Sa décision est souveraine.
Le candidat, s'il est agréé, deviendra membre de l'association après notification de son agréation et dès qu'il aura payé sa cotisation et le droit d'entrée qui serait stipulé.
Art. 4 Chaque fois que le Conseil d'Administration accepte la candidature d'un membre associé, conformément à l'art. 15 des statuts, il précisera souverainement, et sans en avoir à se justifier, cas par cas, l'étendue des droits sociaux dont bénéficiera le membre associé ainsi admis.
En aucun cas, les membres associé ne pourront participer à une délibération de l'assemblée générale portant sur une modification des statuts ni sur la dissolution de l'association. Ils ne pourront être éligibles au sein du Conseil d'Administration.
Art. 5 L'affiliation donne aux membres le droit de solliciter l'appui et l'assistance de l'association en vue d'obtenir la solution des problèmes professionnels, généraux à leur genre d'activité ou particuliers à leur entreprise, où le rôle auxiliaire de l'association peut se manifester utilement.
Art. 6 Du fait de leur libre affiliation à l'association, les membres s'engagent à respecter les règles de la déontologie professionnelle, tant dans leurs rapports mutùels que vis-a-vis des tiers.
Art. 7 Les mandataires des membres, personnes physiques ou personnes morales, doivent être revêtus de pouvoirs suffisants pour engager les entreprises vis-à-vis de l'association et ils seront toujours présumés tels.
Toute suppression ou modification de mandat doit être signalée aussitôt à l'administration de l'association.
Les membres peuvent se faire représenter par des mandataires différents dans les divers organes de l'association.
Art. 8 La cotisation est due par le membre dès que son agréation est devenue définitive, conformément au dernier alinéa de l'art. 3 du présent règlement.
Elle est payable de la manière et aux époques fixées par le Conseil d'Administration.
L'association se réserve le droit de contrôler les déclarations faites parles membres. Ceuxci sont tenus de faciliter, par tous moyens, les enquêtes et démarches entreprises à cette fin.
En cas de besoin, une cotisation provisionnelle peut être appelée pour assurer la soudure d'un exercice social à l'autre. Cet appel peut être fait en suite d'une décision du Conseil d'Administration.
Art. 9 Le montant dont il est question à l'art. 14 des statuts est déterminé souverainement par le Conseil d'Administration avec approbation par l’assemblée générale.
Art. 10 Les membres, affiliés au cours du dernier trimestre d'un exercice social, devront payer aussitôt la cotisation de l'année en cours mais ils seront crédités de ce montant pour l'année suivante.
TITRE II - ORGANES STATUTAIRES – Mandataires
Art. 11 Toutes les nominations sont faites pour trois ans de telle sorte que, tous les trois ans, elles soient, toutes ensemble, renouvelées.
Les mandataires sont obligatoirement élus au scrutin secret.
Ils ne peuvent se faire représenter dans l'organe statutaire dont ils font partie que par un autre mandataire faisant partie de ce même organe.
Sections .
Art. 12 Les membres sont rassemblés dans des sections selon la ou les activités) qu'ils exercent. Ils peuvent faire partie de sections différentes si leur a f vité le justifie et si les codes internes l'autorisent.
Art. 13 Le Conseil d'Administration établit les sections. II peut les supprimer, les diviser, les fusionner à la demande de la ou des section(s) intéressée(s). Cette demande devra être approuvée par les 2/3 des membres de la ou des section(s) intéressée(s).
La décision du Conseil d'Administration devra être soumise à la ratification de l'assemblée générale de l'association à sa plus prochaine réunion.
Aucune section ne pourra être créée ou maintenue si elle ne rassemble pas un nombre de membres suffisant.
Art. 14 Les membres de chaque section se réunissent en assemblée générale, au moins une fois par an, avant la date fixée pour l'assemblée générale de l'association.
Ils se réunissent à d'autres époques, chaque fois que les circonstances l'exigent, sur la convocation soit du président du comité de la section, soit du comité de la section, soit du Conseil d'Administration de l'association.
Le comité de la section doit convoquer une assemblée générale des membres de la section dans les vingt jours de la réquisition, chaque fois qu'il en est requis par un cinquième au moins des membres ou 10 membres au moins, agissant conjointement. Toutefois, unetelle réquisition ne sera valable que si elle est faite par écrit et signée par tous les requérants et que si elle formule, d'une manière concrète et précise, l'objet de la réunion qu'ils veulent voir convoquer.
Art. 15 L'ordre du jour de chaque assemblée générale est établi par celui qui la convoque. Le comité de la section doit porter à l'ordre du jour toutes les propositions qui seraient signées conjointement par cinq membres au moins de la section.
Toutefois, cette obligation ne s'impose que si la proposition, rédigée d'une manière concrète et précise, est adressée par écrit au comité cinq jours au moins avant la réunion.
Art. 16 Toutes les décisions de l'assemblée générale de la section sont valablement prises à la simple majorité des voix des membres présents ou représentés, chaque membre disposant d'une voix, sauf dans le cas d'une modification du Code Interne où des quorums de présences et des majorités spéciales sont requis par celui-ci.
Art. 17 L'assemblée générale de la section choisit parmi les membres de la section un comité composé d'un nombre de personnes préalablement fixé par le Code Interne et d'au moins trois. Les membres du comité sont élus pour trois ans et ils sont rééligibles.
Une même personne peut être membre de plusieurs comités de section si la firme, dont il est le mandataire, a été admise comme membre de ces sections.
Art. 18 Tout membre du comité d'une section qui, sans raison valable, sera absent à plus de trois réunions consécutives de ce comité, sera réputé démissionnaire.
Art. 19 Les membres du comité de chaque section élisent et son sein, au scrutin secret et à la simple majorité des voix des membres présents ou représentés, un président et deux vice-président.
Pour les besoin de la Section les members de la Section peuvent faire introduire une rotation pour le mandat de Président de la Section.
Art. 20 En cas de vacance d'un mandat de membre de comité par suite de décès, démission ou toute autre cause, le comité pourvoit provisoirement à son remplacement. L'assemblée générale procèdera à l'élection définitive à sa plus prochaine réunion. Le nouvel élu achève le mandat de celui qu'il remplace.
En tout état de cause, le comité conserve tout son pouvoir, comme s'il était au complet.
S'il s'agit de la vacance d'un mandat de président ou vice-président, l'élection du remplaçant se fera après que quelqu'un aura été désigné pour remplacer l'intéressé dans le comité.
Art. 21 Le comité de chaque section se réunit sur convocation de son président, au moins une fois par trimestre. II peut, à tout moment, être convoqué par le Conseil d'Administration de l'association.
Art. 22 Chaque section peut élaborer un code interne qui régentera sa vie intérieure. II sera soumis, pour approbation, au Conseil d'administration qui se limitera à examiner si ses dispositions sont conformes aux règles des statuts et du règlement d'ordre intérieur.
Art. 23 - Le Conseil d'Administration peut attribuer aux sections un subside dont il détermine l'importance. Dans les limites de ce subside et des moyens financiers propres que la section s'est constituée éventuellement, le comité de la sectionfixe son budget et fait, dans le cadre de celui-ci, librement les dépenses nécessaires pour le fonctionnement de ses services et la réalisation de ses objectifs, dans l'intérêt général de ses membres.
Les sections peuvent en outre faire appel de fonds à leurs membres et leur demander une participation annuelle aux frais, qui ne peut dépasser le montant de la cotisation à l'association.
Cette décision devra être approuvée par le Conseil d'Administration.
Les moyens financiers ainsi constitués doivent être employés exclusivement à la réalisation des buts spécifiques de chaque section.
Art. 24 II doit être dressé procès-verbal de toutes les assemblées générales des sections et de toutes les réunions de leur comité.
Art. 25 Toutes les assemblées générales des sections , et les réunions de leur comité, doivent se tenir au siège social de l'association, sauf dispense préalable accordée exceptionnellement par le Conseil d'Administration. Toutes les décisions prises dans d'autres conditions sont nulles, tant vis-à-vis de la section que vis-à-vis de l'association et de ses membres.
Administration
Art. 26 En vertu de la loi, les administrateurs sont choisis librement par l'assemblée générale. II est cependant souhaitable que le Conseil d'Administration comprenne les représentants de tous les membres de l'association, groupés par sections conformément à leur spécialisation et leurs intérêts professionnels particuliers.
Ainsi, les membres de l'association appeleront aux fonctions d'administrateur maximum cinq représentants de la section Génie Civil et Bàtiment et maximum cinq représentants de la section Lift-Trucks.
II est souhaitable que le président et les vice-présidents de chaque section siègent au Conseil d'Administration.
En vertu de l'art. 32 des statuts, le Conseil d'Administration choisit en son sein un président et un ou plusieurs vice-présidents, pour toute la durée du mandat.
Il est souhaitable qu’il y a une alternance entre les Sections pour la Présidence.
Un administrateur ne peut représenter, au Conseil d'Administration, qu'une seule section , même s'il fait partie du comité de plusieurs sections.
En outre, et exceptionnellement, d'autres personnes, mandataires de firmes-membres de l'associa-tion, pourront être appelées au poste d'administrateur.
Art. 27 Est réputé démissionnaire, tout administrateur qui, pour une raison quelqonque, cesserait de faire partie de la firme-membre dont il est le mandataire au sein de l'association.
Art. 28 Seuls les membres associés, ou leur mandataire, peuvent être élus en qualité d'administrateur.
Art. 29 En cas de vacance d'un mandat d'administrateur, le Conseil d'Administration désignera pour le remplacer, en attendant que l'assemblée générale procède à l’élection définitive, la personne qui, au sein du comité de la section dont fait partie l'administrateur dont le mandat est devenu vacant, sera désignée pour le remplacer.
Art. 30 Le Conseil d'Administration peut toujours appeler des personnalités compétentes, choisies parmi ou en dehors des membres de l'association, à participer à ses travaux et à ses délibérations, mais avec voix consultative seulement. II pourra leur attribuer des honoraires ou des indemnités.
Assemblées générales
Art. 31 Chaque membre a le droit de prendre part aux assemblées générales de l'association, soit par lui-même soit par un mandataire de son choix, et d'y voter.
Art. 32 Seuls les membres associés ont voix délibérative à l'assemblée générale lorsque, conformément à l'art. 21 des statuts, celle-ci est saisie d'une proposition de modification aux statuts. De même, seuls les membres associés seront pris en considération pour le calcul des quorums de présence et des majorités spéciales dont question audit art. 21. II en sera de même en ce qui concerne la dissolution de l'association.
Art. 33 Dans le but de permettre à l'association de prendre toutes mesures utiles, les procurations doivent être adressées par écrit, et déposées au siège social cinq jours francs au moins avant la réunion.
Procuration doit être donnée à un membre de l'association.
Seuls les membres associés, ou les personnes qui en sont les mandataires, pourront recevoir procuration et prendre part aux votes sur un point de l'ordre du jour concernant la modification des statuts ou la dissolution de l'association.
TITRE III CHAMBRE D'ARBITRAGE
Art. 34 Il peut être créé, au sein de l'association, une Chambre d'Arbitrage.
Art. 35 La Chambre d'Arbitrage a pour mission
le) de trancher, parla conciliation ou par l'arbitrage, les différends qui lui seraient soumis par des membres de l'association ou par des tiers;
2e) de désigner des experts, des arbitres-rapporteurs, des arbitres amiables compositeurs, des arbitres ou des tiers arbitres à la demande de membres de l'association ou de tiers.
Art. 36 La Chambre d'Arbitrage détermine son propre règlement de procédure et statue souverainement et sans recours, sans préjudice de la compétence des Tribunaux.
Art. 37 La Chambre d'Arbitrage est composée de cinq membres du Conseil d’Administration, au scrutain secret, selon la procédure qui sera fixée par le Conseil d'Administration.
Texte admis en assemblée générale du 12 juin 2002.
